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履约保函要怎样做分录？普通人也能看懂的会计指南

说到履约保函，可能很多人会觉得这是公司财务或者专业会计才需要关心的事情。但实际上，无论你是小企业主、创业者，还是对财务感兴趣的个人，了解履约保函的会计处理都能帮你更好地理解企业的资金运作。今天我就用最通俗的语言，跟你聊聊履约保函到底该怎么记账。

什么是履约保函？先得搞明白这个

想象一下这个场景：你们公司中标了一个大项目，对方担心你们中途撂挑子不干了，就要求你们提供一份“保证书”，承诺如果你们违约，银行就会赔钱给对方。这份“保证书”就是履约保函。

简单来说，履约保函就是银行开的担保文件，保证你们公司会按合同办事。它本身不是现金交易，但涉及到未来的潜在责任，所以会计上需要特别处理。

履约保函的会计处理：核心思路

重要提醒：履约保函开立时，公司并没有实际支付现金，所以不影响现金流量表。但因为它形成了或有负债（可能发生的债务），需要在账面上体现出来。

咱们用一个实际例子来说清楚：

假设你们公司为了一个新项目，向银行申请开立了100万元的履约保函，银行收取了1万元的手续费。

第一步：支付保函手续费的分录

保函手续费算是公司的费用，直接计入当期损益。这笔钱不多，但对小企业来说也得算清楚。

分录如下：

借：财务费用-手续费 10,000元 贷：银行存款 10,000元

这就是最直接的部分——花钱就记账。就像你交水电费一样，实打实的支出。

第二步：保函开立后的或有负债处理

这才是最关键的部分！开立保函后，公司承担了潜在的赔偿风险，虽然还没发生，但会计上需要反映这种可能性。

常见的做法有两种：

方法一：直接备忘登记（中小企业常用） 很多中小企业不把这个记入正式账簿，而是在备查簿里登记： “×年×月×日，开立××银行履约保函，金额100万元，有效期至×年×月×日”

这种方法简单，不影响财务报表的主要数据，适合风险不大、保函金额较小的企业。

方法二：正式入账处理（更规范的做法） 如果想要更严谨，可以这样处理：

借：其他应收款-保函保证金（如有） [金额] 贷：其他应付款-履约保函保证金 [金额]

等等，你可能会问：不是银行担保吗？为什么我们公司要记“其他应付款”？

这里有个关键点：如果公司违约，银行会先赔钱给客户，然后银行肯定会向公司追讨这笔钱。所以对公司来说，这是个潜在债务。

更完整的做法是：

开立时： 借：管理费用-保函费用（或财务费用） [手续费] 贷：银行存款 [手续费] 同时，在报表附注中披露：“本公司截至×年×月×日，有未到期履约保函×份，总金额×元”

第三步：保函到期或解除后的处理

如果项目顺利完成，保函到期自动失效，那么：

如果之前做了正式分录，现在需要反向冲回 如果只是备忘登记，在备查簿里注明“已解除”即可

假设之前按方法二记账了，现在解除时分录：

借：其他应付款-履约保函保证金 [金额] 贷：其他应收款-保函保证金（如有） [金额]

第四步：最坏情况——保函被索赔

万一真的违约，银行支付了赔偿款，这时候公司就要实实在在还钱给银行了。

分录如下：

借：营业外支出（或相关成本费用） [赔偿金额] 贷：银行存款 [赔偿金额]

同时，如果之前登记了或有负债，现在要冲销掉。

不同情况下的特别处理

情况一：需要向银行交保证金 有些银行会要求公司存一笔保证金作为担保。这时候：

存入保证金时： 借：其他货币资金-保函保证金 [金额] 贷：银行存款 [金额] 保函解除，拿回保证金： 借：银行存款 [金额] 贷：其他货币资金-保函保证金 [金额]

情况二：保函延期 如果保函到期需要延期，通常只需要：

支付延期手续费（分录同第一步） 更新备查登记或调整有效期

普通人的实用建议

别小看备查簿：哪怕你是小微企业的老板，准备个简单的Excel表格，记录所有保函的开立日期、金额、到期日，关键时刻能帮你大忙。

金额大的要特别关注：如果保函金额超过公司净资产的一定比例（比如10%），一定要在内部重点标记，定期检查。

和项目经理保持沟通：财务人员要定期和业务部门确认项目进度，评估保函索赔风险，提前做好预案。

理解本质，灵活应用：会计不是死记硬背，关键是理解——履约保函的核心是“或有负债”，处理原则是“反映风险、匹配期间”。

常见误区澄清

❌ 误区一：“开了保函就要马上全部计为费用” ✅ 正确：只有手续费是当期费用，保函本身是或有负债。

❌ 误区二：“小企业不用管这个，等出事再说” ✅ 正确：再小的企业也该有基本记录，否则多个保函叠加可能让公司陷入风险而不自知。

❌ 误区三：“所有保函都做一样的分录” ✅ 正确：要根据保函类型（履约、投标、预付款等）、银行要求、公司规模灵活处理。

最后说几句心里话

我第一次接触履约保函分录时也是一头雾水，总觉得这“虚”的东西不好把握。后来想明白了：会计的本质就是用数字讲故事。履约保函的故事就是“我们现在承诺未来好好干活，如果食言就要赔钱”。

对普通企业主来说，不需要成为会计专家，但要知道：

开了保函，财务上要有个记录 定期看看哪些保函快到期了 大额保函要特别小心

记住，好的财务管理不是事后补救，而是事前有数。履约保函的会计处理就是这样——在风险发生前，就在账上给它留个位置，提醒大家：这里有个承诺，我们要尽力兑现。

希望这篇接地气的解释能帮到你。财务没那么神秘，拆开来看都是常识和逻辑。如果你有具体的情况想讨论，欢迎继续交流！