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履约保证金是很多工程项目、采购合同中的常见要求，但对于资金周转较紧张的企业或个人来说，一次性缴纳可能会有压力。这时候，申请分期缴纳就成了一个可行的解决方案。那么，履约保证金分期申请该怎么写呢？今天我就从一个普通人的角度，结合实际情况，和大家详细聊聊这个问题。
在动笔之前，我们先得明白申请的目的是什么。简单说，就是想通过书面形式向对方（通常是招标方、甲方或相关部门）说明自己暂时无法一次性缴纳全部履约保证金，希望得到理解并同意分期缴纳的请求。
这个过程其实就像我们平时和朋友商量事情一样，只不过更正式一些。你需要让对方感受到你的诚意，同时也要展现你的履约能力和计划性，让对方相信即使分期缴纳，你也能顺利完成合同义务。
写申请不是拍脑袋就写的，准备工作很重要：
1. 了解合同条款和相关规定 先仔细阅读合同里关于履约保证金的条款，看看有没有提到分期缴纳的可能性。有些合同可能明确不允许分期，有些则没有具体说明。还要查阅相关法律法规，了解行业惯例。
2. 评估自身财务状况 算清楚自己目前能拿出多少钱，后续资金什么时候能到位。做一个简单的资金计划表，这样在申请时才能给出具体、可信的分期方案。
3. 与对方初步沟通 在正式提交申请前，最好能先通过电话或面谈的方式与对方相关负责人沟通一下，了解他们的态度和可能的要求。这样可以更有针对性地准备申请材料。
一份完整的履约保证金分期申请通常包括以下几个部分：
开头部分：礼貌称呼与自我介绍 就像写信一样，开头要写清楚收件人的单位名称和负责人职务。然后简单介绍自己是谁，与对方是什么合同关系。语气要诚恳、尊重。
例如：“致XX公司采购部负责人：我是XX公司的代表张三，就我司与贵司签订的XX项目合同（合同编号：XXX），现就履约保证金缴纳事宜提出以下申请……”
第二部分：说明申请事由 这部分要解释为什么需要分期缴纳。理由要真实、合理，常见的有：
公司目前正处于业务扩张期，资金暂时周转紧张 近期有多项目同时进行，现金流压力较大 受市场环境影响，回款周期延长注意不要找过于牵强或负面的理由，重点是说明这是临时情况，你有能力解决。
第三部分：提出具体分期方案 这是申请的核心，一定要具体、可行。建议包括：
总保证金金额 计划分几期缴纳 每期的具体金额和缴纳时间 最后一期何时完成例如：“履约保证金总额为10万元，我司申请分三期缴纳：第一期3万元，于合同签订后5个工作日内支付；第二期3万元，于项目开工后30天内支付；第三期4万元，于项目中期验收合格后支付。”
如果有条件，可以附上一个简单的资金安排计划表，更显诚意。
第四部分：做出承诺与保证 为了让对方放心，你需要做出一些承诺：
保证按时足额缴纳每期款项 保证不会因分期缴纳影响项目进度和质量 如有违约，愿意承担相应责任甚至可以提出愿意提供额外的担保措施，如第三方担保、资产抵押等（如果实际情况允许）。
第五部分：结尾与落款 结尾再次表达感谢和理解，希望对方能予以考虑。然后就是正式的落款：申请单位盖章、负责人签字、日期和联系方式。
1. 语气要诚恳，态度要积极 整篇文章不要给人一种“我穷我有理”的感觉，而要体现“我有困难，但我有解决方案，也有履约诚意”。
2. 内容要具体，避免模糊 不要说“我们会尽快支付”，而要说“我们将在X年X月X日前支付”。具体的时间、金额能让对方感到你的计划性和可靠性。
3. 突出你的优势与过往信誉 如果你过去与对方合作良好，或有良好的行业信誉，可以在申请中适当提及，增加说服力。
4. 格式要规范，细节要注意 虽然是申请，但也要注意格式规范，没有错别字，标点符号正确。这些小细节往往能体现你的专业性和用心程度。
5. 准备配套的证明文件 如果可能，附上一些辅助材料会更有效，比如：
公司近期的财务报表（关键信息可做适当处理） 银行流水或资金证明 项目进度计划表 其他项目的成功案例或客户推荐信申请写好了，事情还没结束：
1. 选择合适的提交方式 如果是正式项目，最好当面递交并请对方签收；如果条件不允许，也要通过可靠快递邮寄，保留好邮寄凭证。
2. 主动跟进，但不频繁催促 提交后3-5天，可以礼貌地电话询问是否收到，是否需要补充材料。之后根据对方的反馈节奏适当跟进。
3. 准备好谈判备选方案 对方可能会对你的方案提出修改意见，提前想好自己能接受的底线和备选方案。
4. 无论结果如何，保持良好态度 即使申请被拒，也要礼貌感谢对方的考虑，询问是否有其他变通方式，为未来合作留下空间。
下面提供一个基础框架，你可以根据自己的具体情况调整：
关于申请分期缴纳履约保证金的函
XX公司（或XX局、XX部门）：
我司（公司全称）于X年X月X日与贵单位签订了《XXXX合同》（合同编号：XXX），合同约定履约保证金为XX元。
由于近期我司在业务拓展中投入较大，资金周转出现暂时性紧张，为保障项目顺利实施，特向贵单位申请分期缴纳上述履约保证金。具体方案如下：
保证金总额：XX元 分期安排： 第一期：XX元，于X年X月X日前支付 第二期：XX元，于X年X月X日前支付 第三期：XX元，于X年X月X日前支付 最迟于X年X月X日前完成全部保证金缴纳。我司郑重承诺：在分期缴纳期间，将严格履行合同所有义务，确保项目进度与质量不受影响。如未按上述约定支付任何一期款项，愿意按合同约定承担违约责任。
感谢贵单位的理解与支持，期待您的批准。
此致 敬礼！
申请单位：（公章） 负责人签字： 日期：X年X月X日 联系电话：
写履约保证金分期申请，本质上是一次商务沟通。它考验的不仅是你写文章的能力，更是你规划、协商和解决问题的能力。
从我个人的经验看，大多数合理的分期申请，只要理由充分、方案可行、态度诚恳，对方都是愿意考虑的。毕竟，对方最关心的是项目能否顺利完成，而不是故意为难你。
最重要的是，一旦申请获批，一定要严格按照承诺履行。信誉是商业活动中最宝贵的资产，一次良好的履约记录，可能会为你未来带来更多的机会和信任。
希望这篇文章能帮到你。如果你在实际操作中遇到具体问题，也欢迎进一步交流讨论。记住，真诚准备，用心沟通，很多困难都能找到解决的办法。
