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最近我们工地的活儿总算是顺利收尾了，几个老师傅坐在工棚里边抽烟边聊起接下来的事儿。老张突然说：“哎，那笔保证金是不是该往回要了？”李工一拍大腿：“对对，得写个什么报告来着……”大家你看我我看你，忽然发现这事儿虽然天天听说，真到自己办的时候，心里还真没谱。
如果你也正好在为“工程退履约保函申请报告”发愁，别担心，今天咱们就像聊天一样，把这回事儿从头到尾理清楚。我敢保证，看完这篇，你也能成为半个专家。
简单来说，履约保函就像是我们干活前交给甲方的一个“保证书”。咱们拍胸脯保证：“这工程我们肯定好好干，按质按量按时完成！”为了让甲方放心，咱们就通过银行开个证明，意思就是如果咱们没干好，银行会先把钱赔给甲方。
现在工程干完了，验收通过了，该结的账都结清了，这个“保证书”就该收回来了。退保函就是把咱们压在银行的那笔“信誉保证金”解冻的过程。
你可能想问：工程都完工了，直接去要不就行了吗？还真不是那么简单。
首先，这是正规流程。就像咱们开工前要办各种手续一样，完工后也要有完整的闭环。这个报告就是正式启动退款流程的“钥匙”。
其次，这是书面凭证。白纸黑字写清楚，什么时间、什么工程、为什么退、谁申请的，所有信息一目了然。以后万一有什么纠纷，这份报告就是最重要的证据。
最后，这是对咱们自己工作的总结。写报告的过程，其实也是梳理整个项目完成情况的好机会。
我专门请教了干这行二十多年的王总工，他掰着手指头给我数了数，一份完整的报告大概包括这几个部分：
开头部分：就跟写信似的，先写明是给谁的。一般是项目的甲方单位，有时候也需要抄送给银行。题目就写“关于申请退还XX项目履约保函的报告”。
工程基本情况：这部分要把项目的基本信息说清楚。包括项目全称、合同编号、开工和竣工日期、保函的金额和编号、开立银行等。就像是介绍一个人，得把姓名、身份证号、住址都说全了。
工程完成情况：这是报告的核心。得详细说明工程已经按照合同要求全部完工，并且通过了甲方的验收。如果有验收报告或者完工证明，一定要在这里提一下。最好能简单描述工程完成的质量情况，比如“各项指标均达到或超过合同要求”。
合同履行情况：证明咱们完全按照合同办事了。包括是否按时完工、工程质量如何、有没有发生安全事故、有没有拖欠分包商或工人工资等。这部分越详细越好，能提供证明材料的尽量都写上。
申请退保函的理由：其实就是总结一下——工程干完了，验收通过了，合同履行完了，所以保函该退了。这里要写得有理有据，让人一看就觉得合情合理。
结尾部分：正式提出申请，并留下咱们的联系方式。最后别忘了写上日期，盖上公章。
老陈去年就吃过亏，他的报告被打回来三次。我总结了一下，主要有这几个常见问题：
信息不全或不准确：保函编号写错一位数、合同日期写错了，这种小错误会导致整个流程卡住。一定要反复核对所有基本信息。
证明材料不足：光说自己干得好不行，得有证据。竣工验收报告、质量评定书、结算审核报告……能附上的尽量都附上。
语言太随意或太官方：别用“我们那活儿干得可漂亮了”这种大白话，但也别堆砌一堆谁也看不懂的专业术语。就用平常说话的调调，把事情说明白就行。
格式乱七八糟：虽然不是学术论文，但基本的格式还是要讲的。段落清晰、重点突出、没有错别字，这是最起码的要求。
看了上面的内容，你可能还是觉得有点抽象。别急，咱们来个“手把手”教学：
第一步：收集所有相关文件。包括工程合同、保函原件或复印件、竣工验收证明、结算文件等。把这些材料摊在桌上，需要什么信息就直接从上面找。
第二步：写草稿。先别管格式对不对，把想说的话都写出来。就像跟朋友聊天一样：“XX公司，我们那个XX项目啊，从去年3月干到今年5月，现在全部完工了，验收也通过了……”
第三步：整理格式。把草稿整理成正式的报告格式，加上标题、称谓、正文、结尾、落款。检查一下有没有漏掉重要信息。
第四步：补充证明材料。在报告中提到的重要事项，比如“已通过竣工验收”，后面最好用括号注明“见附件1：竣工验收报告”。
第五步：最后检查。从头到尾读一遍，看看有没有错别字，信息是否准确，逻辑是否通顺。有条件的话，让没参与这个项目的同事也看看，他们更容易发现不清楚的地方。
报告提交后，一般不是立马就能拿到钱的。通常的流程是这样的：
甲方收到报告后，会进行审核。他们会核对报告中的信息是否真实，检查工程是否真的按合同完成。
如果审核通过，甲方会出具同意退保函的书面意见，有时候叫“确认函”或“同意函”。
咱们拿着甲方的同意文件，去银行办理退保手续。银行会根据保函的条款办理注销手续。
最后，银行会将保函原件注销，如果有保证金的话，会把钱退回到咱们的账户。
这个过程可能需要几周甚至更长的时间，所以要有耐心。期间保持电话畅通，如果甲方或银行需要补充什么材料，及时提供。
干了这么多工程，我也总结出一些小心得：
趁早准备：别等到工程完全结束才想起来这事。提前一个月左右就可以开始整理材料了，这样一完工马上就能提交申请。
多沟通：写报告前，可以问问甲方的经办人，他们有没有特别的格式要求或者需要强调的内容。这样写出来的报告更容易通过。
留好底：报告提交时，一定要让对方签收，或者用可以追踪的快递邮寄。所有往来文件都要复印保存，万一有什么问题，这些就是证据。
保持跟进：报告交上去后，不要就扔一边不管了。每隔一两周礼貌地问问进展，但别催得太紧，让人反感。
写退保函申请报告，看起来是件小事，但它反映的是咱们干工程的态度。一份认真准备的报告，不仅能让退款流程更顺利，也是在告诉甲方：我们从头到尾都是认真负责的。
我记得第一次独立写这种报告时，紧张得不行，改了一遍又一遍。现在虽然熟练了，但每次写的时候还是会很认真。因为我知道，这不仅仅是一份文件，更是对整个项目的总结和交代。
工程这行，一砖一瓦都是实实在在的。咱们的报告，也应该像咱们干的活儿一样，扎实、可靠、经得起推敲。希望这篇文章能帮你理清思路，顺利拿回该拿的钱。下次工地再见，说不定你就能给工友们讲讲这里头的门道了。
