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好的，我这就结合自己的经历和理解，为你详细讲讲关于“退还履约保证金”这件事，尤其是怎么写好那封关键的“函”。咱们不聊那些复杂的法律条文，就用大白话把这事儿说清楚。
你可以把它理解成一笔“诚信押金”。比如你帮别人做一个项目、装修一套房子、或者承办一场活动，对方怕你中途撂挑子不干了，或者活儿干得不符合要求，就让你先交一笔钱放在他那里。等你按照合同约定，完完整整、保质保量地把事情都做好了，这笔钱就应该一分不少地退给你。这笔钱，就是“履约保证金”。
因为钱在别人口袋里，主动要回来是人之常情。很多时候，事情做完了，对方可能也忙，或者财务流程慢，就把退钱这事儿给忘了。这时候，一封正式、客气但又明确的“催款函”，就能起到很好的提醒和催促作用。它不是在吵架，而是在“走流程”，表明你是在认真、规范地处理这件事，也给对方一个正式回应和处理的依据。
你别把它想得多复杂，就当成是一封结构清晰、语气客气的正式书信。咱们分成几个部分来说：
1. 标题（抬头） 一定要清晰。就直接写“关于要求退还履约保证金的函”或者“关于申请退还XX项目履约保证金的函”。让对方一眼就知道这封信是关于什么的。
2. 致送对象（台头） 写给谁？一般是对方的公司名称，或者具体经办部门（如“财务部”）、负责人。最好能有个具体的联系人，这样效率更高。
3. 正文（核心部分，分三层说） 这是信的灵魂，要心平气和地把事情讲明白。
第一层：说事实，忆往昔。 开头先客气一下。然后简要说明：“根据我方（或本人）与贵方于XXXX年XX月XX日签订的《XXXX合同》（合同编号：XXX），我方已按约向贵方支付了履约保证金人民币XXXX元（大写：XXXX元整）。” 先把时间、合同、金额这些铁一样的事实摆出来，这是沟通的基础。
第二层：摆依据，讲现状。 接着告诉对方，现在为什么该退钱了。“目前，该合同约定的XXXX（工作内容，如：项目施工、服务提供等）已于XXXX年XX月XX日全部完成/验收合格。” 最好能提一下，验收报告或者对方出具的完工确认文件，这样更有力。 然后点明核心依据：“根据上述合同第X条第X款的约定，贵方应在（某种条件，如：验收合格后X个工作日内）无条件退还该笔履约保证金。”
第三层：提请求，盼合作。 前面是铺垫，这里就是明确提出你的要求了。“故此，特致函贵方，请贵方依约尽快办理上述履约保证金的退款事宜。” 接着，提供你的收款信息，方便对方操作：“我方收款账户信息如下：账户名：XXX，开户行：XXX，账号：XXX。” 信息务必准确无误。 最后，表达一下友好和期待：“感谢贵方一直以来的支持与配合。期盼早日收到退款，并期待未来有更多合作机会。” 给足对方面子。
4. 落款 写上你的单位名称（或个人姓名），日期。如果是单位，最好能盖上公章，个人可以按个手印，这样更正式有效。
要回属于自己的钱，是天经地义的事，不必觉得不好意思或是在找麻烦。一份清晰、专业的催款函，恰恰体现了你做事规范、讲究规则。这既是维护自身合法权益，也是在帮助对方公司完善其付款流程。
希望这些从普通人角度出发的分享，能帮到你。其实很多事情，只要我们理清头绪，用对方法，都能心平气和地解决。祝你顺利拿回保证金！
