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申请退还履约保证金这事儿，听起来有点正式，但其实弄明白了流程，自己也能轻松搞定。不管是工程承包、项目合作，还是租赁合同，只要涉及到履约保证金的退还，基本思路都差不多。下面我就结合自己的了解和经验，和你详细聊聊该怎么操作。

先搞明白：什么是履约保证金？

简单说，履约保证金就像一种“押金”。为了确保合同能顺利履行，乙方（比如承包方、承租方）会预先交一笔钱给甲方（比如发包方、出租方）。等合同到期或者项目完成了，如果乙方没有违约，这笔钱就该原封不动退回来。

所以，退还保证金的核心就是：证明你按照合同约定，完成了该做的事，没有违约行为。

退还前的准备工作：别急着提交申请

在正式申请之前，最好先花点时间做这几件事，能省去后面很多麻烦：

把合同拿出来仔细看 重点看关于“履约保证金”的条款。里面通常会写明：

保证金的数额和缴纳方式。 退还的条件（比如“项目竣工验收合格后”、“租赁期满房屋无损后退还”）。 退还的期限（比如“满足条件后30个工作日内”）。 需要提交哪些材料。 合同是你最重要的依据，一切按合同来。

自我检查一遍履约情况 在心里过一遍，自己是不是完全按照合同做的？有没有哪些小地方可能让对方挑出毛病？比如：

工程项目：质量是否都通过了验收？有没有拖延工期？ 租赁房屋：家具电器有没有损坏？水电物业费结清了吗？ 合作项目：约定的任务是否全部交付？有没有达到约定的标准？ 如果发现有瑕疵，最好先主动沟通解决，避免对方以此为理由扣钱。

整理好所有证据 这是最关键的一步！空口无凭，证据说话。平时就要养成保存资料的习惯：

付款凭证： 当初交保证金时的银行转账记录、收据原件，这是你交过钱的证明。 履约证明： 比如工程的竣工验收报告、验收单、各方签字的确认文件；租赁合同的房屋交割清单、结清水电费的账单；项目合作的成果交付确认邮件或签字文件。 沟通记录： 和对方关键人员就项目进展、交接事宜的微信聊天记录、邮件往来，这些可能在有争议时起到辅助作用。

正式申请流程：一步步来，别慌张

准备工作做足了，就可以正式启动退还程序了：

第一步：主动沟通，口头先行 别一上来就甩一份正式申请过去。可以先打个电话，或者当面跟对方负责人（通常是项目的对接人、财务或行政部门）友好地沟通一下。可以说：“王经理您好，咱们那个XX项目已经顺利验收了，按照合同，该启动履约保证金的退还了，想跟您确认下具体的流程和需要我这边准备什么材料？” 这样给对方一个准备时间，也能获取最直接的信息。

第二步：提交书面申请及相关材料 根据沟通结果，准备一份书面的《履约保证金退还申请书》。虽然有些单位可能有固定格式，但自己准备一份更显诚意和条理。申请书可以这样写：

标题： 关于申请退还XX项目履约保证金的函 致送单位： 对方公司全称 正文： 写明合同名称、编号，自己（乙方）已经按照合同约定，于X年X月X日完成了全部义务（这里简要说明，如“项目已通过最终验收”、“租赁期满已按时交还房屋并结清所有费用”）。现根据合同第X条约定，特申请退还履约保证金人民币XX元。 结尾： 附上相关证明材料清单，并留下你的联系方式、银行账户信息（户名、开户行、账号，务必核对准确！）。 落款： 申请人（你的公司名称或个人姓名）、日期，最好加盖公章或签字。

将这份申请书，连同你准备好的付款凭证复印件、履约证明文件复印件等所有材料，整理成一套。通过可靠的方式递交，比如当面送达并让对方签收，或者用快递邮寄（保留好邮寄凭证），确保对方能收到。

第三步：耐心跟进与沟通 提交后别就干等着。过一周左右，可以礼貌性地跟进一次，询问一下办理进度。如果对方流程比较慢，可以定期、友好地提醒。保持沟通渠道畅通，态度积极但不过度催促。

第四步：查收款项，保留最终凭证 对方办理退款后，及时查收你的银行账户。收到钱后，确认数额是否正确。如果可能，请对方提供一份退款完成的凭证或说明。

可能会遇到哪些麻烦？怎么应对？

理想情况下，一切顺利。但有时也会卡壳，常见问题和应对方法如下：

问题一：对方以各种理由拖延或拒绝退还。

可能原因： 资金紧张、内部流程繁琐、或想以“存在未解决问题”为由扣钱。 怎么办： 首先，回去看合同，确认自己是否完全履约。如果确定自己没问题，就书面正式发函催促，并明确依据合同条款，给出一个合理的最后期限。保留好所有催促的记录。

问题二：对方提出一些合同外的扣款要求。

怎么办： 坚定地以合同为准。对于合同中没有约定的扣款事项，你有权拒绝。可以友好但明确地表示：“您提出的这个问题，我们理解，但在我们签订的合同第X条中并没有约定此项费用需要从保证金中扣除，希望能按原合同执行。”

问题三：联系不上负责人或部门推诿。

怎么办： 尝试联系对方更高级别的负责人或法务部门。同时，你前期保留的所有证据（合同、付款凭证、履约证明、沟通记录、快递底单）就派上大用场了。

如果一切协商都无法解决，对方无理由长期拖欠： 这时，你就需要亮出“底牌”了：

发送正式的律师函：这能给对方施加较大的压力，表明你已准备采取法律手段。 向相关主管部门投诉或举报：比如是工程项目，可以向住建局、市政管理局等行业主管单位投诉。 提起法律诉讼：这是最后的手段。带上你准备好的所有证据，去法院起诉。履约保证金纠纷事实清晰的，通过法律途径解决的成功率很高。

几点贴心提醒

保证金最好是走公司或个人银行账户转账，避免用现金，这样流水记录清晰可查。 所有重要的沟通，尽量留下书面记录，比如邮件、盖章文件。即使打电话，事后也可以总结一下要点通过微信或邮件发给对方确认。 心态放平稳。大部分正规单位都会按合同办事。你的准备越充分，态度越专业理性，事情解决起来就越快。 预防永远大于治疗。在签合同前，就仔细审阅保证金退还条款，对于模糊不清的地方（比如“无息退还”，期限是“XX工作日内”还是“XX天内”）要争取明确下来，从源头上减少麻烦。

希望这些从实际操作角度梳理的步骤和经验，能帮你理清头绪。其实这事儿就跟我们平时办事一样，讲究个“有理有据，按章办事，耐心沟通”。准备工作做在前面，心里有底，自然就不慌了。祝你顺利拿回属于自己的保证金！