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前几天，我和朋友聊天时提到他们公司最近签了个大合同，对方要求提供履约保函。朋友一脸困惑地问我：“这东西还要做账吗？怎么做啊？”我当时就意识到，这可能是很多中小企业主和财务新手都会遇到的问题。今天，我就把我这些年学到的、了解到的关于履约保函做账的知识，用最通俗的方式分享给大家。
先打个比方吧。假设你要装修房子，找了一个施工队。你担心他们中途跑路或者干活不认真，这时候施工队可以找银行开个“保证书”，说“要是我们没按合同做好，银行赔钱给你”。这份“保证书”就是履约保函。
在实际商业中，常见于工程建设、政府采购、大型采购合同等场景。甲方担心乙方违约，乙方就请银行或担保公司出具保函，承诺自己会好好履行合同。
答案是：要的。
虽然履约保函本身不是直接的现金支出，但它是一种财务承诺，会影响公司的财务状况。从会计角度看，这叫“或有负债”——可能发生的负债。想象一下，如果你公司开了1000万的保函，虽然现在没付钱，但万一出事就要赔1000万，这么大的风险当然要记账。
当银行或担保公司给你开出履约保函时，你一般要支付手续费和保证金。
假设场景： 你们公司要参加一个500万的工程项目，向银行申请开具合同金额10%即50万的履约保函。银行要求：
支付保函金额1%的手续费，即5000元 存入20%的保证金，即10万元做账分录：
支付手续费时： 借：财务费用-手续费 5000元 贷：银行存款 5000元 存入保证金时： 借：其他货币资金-保函保证金 100000元 贷：银行存款 100000元通俗解释： 手续费是实实在在花出去的钱，记作费用。保证金还是你的钱，只是被银行暂时保管，所以放在“其他货币资金”这个特殊账户里。
这是很多人忽略的一步。在资产负债表日（比如月末、年末），你需要在财务报表附注中披露这笔或有负债。
披露内容通常包括：
保函的种类（履约保函） 金额（50万元） 受益人（甲方公司名称） 到期日 可能产生的财务影响这就像你跟家人说：“我给别人做了个担保，万一他出事，我可能要赔50万。”让看报表的人都知道有这个潜在风险。
如果一切顺利，合同履行完毕，保函自动失效：
收回保证金： 借：银行存款 100000元 贷：其他货币资金-保函保证金 100000元如果发生了违约，银行赔付了：
银行从保证金中扣款赔付： 借：营业外支出（具体科目视情况而定） XXX元 贷：其他货币资金-保函保证金 XXX元 收回剩余保证金： 借：银行存款 （剩余金额）元 贷：其他货币资金-保函保证金 （剩余金额）元如果你不是专业会计，只需要记住这几个要点：
开保函要花钱：手续费是成本，要记账。 押金还是你的钱：保证金就像押金，单独记着，别和日常资金混了。 记得告诉别人：在报表里说明你有这个担保责任。 及时跟进：保函到期后，第一时间去办理解除手续，把押金拿回来。我认识的一个装修公司老板王总，去年接了个酒店装修工程，合同价300万，开了30万的履约保函。他的会计是兼职的，只记了3000元手续费，10万保证金没单独记账，结果月底对账时发现“少了”10万，急得团团转。后来弄清楚原因，才补记了账。年底时，因为没披露这笔或有负债，还被税务部门提醒了。
王总后来跟我说：“早知道这么简单，我自己都能记清楚。”
如果保证金是存单质押：就是你把定期存单押给银行。这时候不是“其他货币资金”，而是“受限的银行存款”，本质一样，都是暂时不能自由使用的钱。
如果通过担保公司：流程类似，可能手续费高点，保证金比例不同。
小额或短期的保函：有些银行针对优质客户可以提供信用开立，不用保证金。但手续费还是要记账的。
履约保函做账其实不难，核心就是三点：
花的钱要记费用 押的钱要记押金 潜在责任要说明就像生活中你帮朋友担保借钱，你得记住：担保费花了多少（费用），押了什么东西（保证金），要跟家人说有这么回事（披露）。
对于中小企业主来说，了解这些基本知识，不仅能更好地管理公司财务，还能在和银行、合作方沟通时更有底气。财务记账不是会计的专属，老板懂了，公司才能走得更稳。
最后提醒一句：如果保函金额很大或情况复杂，还是建议咨询专业会计师。但基本的原理和流程，每个企业主都应该心里有数。毕竟，管好账，就是管好生意的命脉。
