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履约保函是工程项目或商业合作中常见的一种担保方式，相当于一份“信用保险单”。很多朋友在工程结束或合同履行完毕后，却对如何退还这份保函感到头疼——手续怎么办？要准备哪些材料？会不会很麻烦？别担心，今天我就以自己的亲身经历和了解，为你详细拆解履约保函退还的全过程。
简单来说，履约保函是银行或担保公司应申请人的请求，向受益人开立的书面保证文件。它承诺：如果申请人没有按合同约定履行义务，受益人就可以凭这份保函向银行或担保公司索赔。
举个例子：你承包了一个装修工程，业主怕你中途跑路或做得不好，就会要求你提供一份履约保函。等你把工程全部做完、验收合格后，这份保函的使命就完成了，这时候你就需要把它“拿回来”——也就是办理退还手续。退还成功后，银行或担保公司对你的担保责任就解除了，你的保证金（如有）也能拿回来。
不是任何时候都能退的，关键要看合同条款。通常是在以下情况：
合同约定的工程或服务全部完成，并且通过验收 合同约定的保质期或维护期已满，没有未解决的纠纷 受益方（比如业主或甲方）书面同意解除担保责任建议你提前翻出合同，找到关于保函有效期和解除条件的条款，做到心中有数。
这是最实际的一步。虽然不同银行或担保机构的要求可能有细微差别，但大体上都离不开下面这几样：
保函原件：这是必须的，如果原件丢了就非常麻烦，可能需要登报声明等额外手续 退还申请书：一般有固定格式，需要写明申请人信息、保函编号、申请原因等 合同履行完毕的证明： 工程验收报告或竣工验收证明 业主或甲方出具的合同履行完毕确认函 最终结算文件 受益人同意解除担保的书面文件： 最好是受益人直接出具的“同意退还保函函” 或者是有受益人盖章确认的保函原件（背面注明“责任已解除”等字样） 身份证明和授权文件： 申请单位营业执照复印件（加盖公章） 法定代表人身份证复印件 如果是委托经办人办理，还需要授权委托书和经办人身份证温馨提示：建议你提前打电话给开立保函的银行或担保公司，问清楚他们的具体要求，免得白跑一趟。有些机构还需要你提供保证金缴纳凭证（如果当时交了保证金的话）。
去年我帮公司办过一次，整个过程大概是这样：
第一步：拿到“通关文牒” 也就是受益人的同意文件。这是最关键的一步——如果业主或甲方不配合，后面的都免谈。所以工程一验收合格，我们就马上和业主沟通，请他们出具了一份《关于同意退还履约保函的函》，上面写明了项目已按合同完成、无任何遗留问题、同意解除担保责任等内容，并盖上了他们的公章。
第二步：准备全套材料 按照银行之前告知的清单，我们把保函原件、退还申请书、验收报告、业主同意函、公司营业执照等全部整理好，每一份复印件都盖上了公司公章。
第三步：现场提交申请 我带着所有材料去了银行的对公柜台。工作人员一张张核对，重点是看保函原件和业主同意函。核对无误后，他们收走了材料，给了我一份回执，说需要3-5个工作日审批。
第四步：等待审批 这期间银行可能会核实一些情况，比如联系受益人确认。如果没问题，他们就会内部走流程解除担保责任。
第五步：办理完结 审批通过后，银行通知我们去领《保函解除通知书》。如果是当时交了保证金的，银行会把保证金退回公司账户（到账时间看银行处理速度，一般一周内）。
整个流程走下来，花了大概两周时间。最深的体会就是：和受益方的沟通一定要提前做好，材料宁可多准备不要少准备。
业主不配合出具同意函怎么办？ 这是最常见的问题。建议：
提前在合同中明确约定：工程验收合格后多少个工作日内，业主必须配合办理保函退还 平时维护好关系，验收后主动跟进，态度诚恳 如果对方无故拖延，可以书面正式催告，必要时请律师介入保函原件找不到了怎么办？ 立即联系银行，看是否需要登报声明遗失。同时和受益人沟通，看是否可以用其他方式证明担保责任已解除。但这肯定会让手续变得更复杂，所以原件一定要妥善保管！
银行说需要额外材料怎么办？ 不同银行、甚至同一银行不同网点的要求都可能不一样。最好的办法就是提交前先电话确认，问清楚所有细节。如果已经去了却被要求补材料，就问清楚要补什么、有没有格式要求，尽快补上。
保证金迟迟不退怎么办？ 先查看回执或通知书上写的退款时限，如果超过了，就打银行客服或找客户经理询问进度。保留好所有提交材料的复印件和银行出具的回执，这些都是凭证。
履约保函退还，说白了就是向银行证明“我的任务已经完成了，业主也认可了，请把担保解除吧”。核心环节就两个：拿到业主的“放行条”，备齐银行要的“材料包”。
整个过程虽然有些繁琐，但只要提前规划、按部就班，完全能顺利办下来。最重要的是要有耐心，尤其是和各方沟通时，态度好些、跟进勤些，很多问题都能化解。
希望这份经验分享能帮到你。如果你正准备办理相关手续，建议你马上拿出合同和保函，看看上面是怎么写的，然后给相关方打个电话开始第一步。祝你一切顺利！
