履约保函是一种担保方式，用于确保债务人完成合同中的承诺。通常由保证人向收益人提供，以确保合同履约。
以下是几种可能需要申请退回履约保函的情况：
1. 合同已经顺利履行并结束。
2. 合同发生了重大变动，导致原保函不再适用。
3. 双方协商终止合同。
以下是申请退回履约保函的步骤：
1. 撰写申请信并提供必要的合同及支付文件副本。
2. 邮寄申请信及相关文件给保证人。
3. 保证人收到申请后，进行审核。
4. 若审核通过，保证人将退还保函金额给债务人。
在申请退回履约保函时，需要注意以下几点：
1. 撰写申请信时需要明确表达退还保函的请求。
2. 提供的合同及支付文件副本必须完整、清晰，并与保函信息一致。
3. 邮寄时建议使用挂号或快递服务，以确保安全送达。
申请退回履约保函是一个相对简单的过程，只需提供相关文件并进行申请即可。但在办理时要注意详细核对所提供的材料，以免出现因资料不齐或不准确而导致退款延迟或无法成功退回的情况。
