保函，也称为保证书或担保书，是一种由银行出具的担保文件。它是企业在进行合作、投标或签订合同等商务活动时，作为支付风险的一种方式。
首先，保函需要通过银行来开立和承兑，因此保函可以视为一种银行信用背书，对于受益人来说具备较高的可信度。其次，保函通常是以特定金额和特定期限来制定的，双方在合同中明确了解，在该金额和期限内，银行将会按要求向受益人支付款项。
保函主要有两个作用。首先，保函作为一种担保方式，可以给合作伙伴提供一种信心，确保交易完成后能够及时支付款项。其次，保函还可以起到调节风险的作用，当合作伙伴不能按照合同履行时，受益人可以通过保函向银行追偿，保护自身利益。
保函并不一定是来自外地银行。保函的开立和承兑可以由本地银行进行，也可以由外地银行进行。选择外地银行的原因可能是双方没有合作过，或者外地银行有更好的信誉。在实际操作中，受益人可以根据自身需求和情况来选择合适的银行。
在选择保函时，受益人应该考虑以下几个因素。首先，需要选择具备良好信誉和较高承兑能力的银行，以确保保函能够被认可和执行。其次，需要与银行协商好保函的金额、期限和费率等详细事宜，并明确双方的责任和义务。最后，为了减少经济损失，受益人可以要求保函中包含违约赔偿条款，以规避潜在的风险。
保函作为一种担保工具，具有一定的优缺点。优点是保函具备较高的可信度和支付保障，能够有效降低交易风险。缺点是在开立保函时需要支付一定的手续费，并且在维护保函期间需要履行一定的义务，给企业增加了一定的负担。因此，在选择使用保函时，需要权衡其优缺点并结合实际情况做出决策。
保函广泛应用于不同领域的商务活动中。它可以用于投标保证、履约保证、预付款保证、售后服务保证等多种场景。通过开立保函，能够有效增强合作伙伴之间的信任，促进交易的顺利进行。
