首先，我们来了解一下什么是投标保函。投标保函是在招标过程中，由投标人按照招标文件要求提交给招标单位的一种保证金凭证。它的作用是为了确保投标人能够履行他们在投标中所承诺的义务。当投标人未能按照合同约定完成工程项目或违约时，招标单位可以通过索赔程序来获取相应的赔偿。
索赔通常发生在以下几种情况下：
1. 投标人未能完成工程项目：如果投标人在工程项目期限内无法按照合同要求完成工作，招标单位可以提出索赔。
2. 投标人违反合同条款：如果投标人在合同期限内违反了合同条款，比如提前终止合同或未能按照约定要求提供材料，则招标单位有权提出索赔。
3. 投标人提供虚假信息：如果投标人在投标过程中提供虚假信息，招标单位可以要求索赔，因为这可能会导致误导和不当竞争。
索赔程序一般包括以下步骤：
1. 通知投标人：招标单位需要及时将索赔的事实和依据以书面形式通知给投标人，并要求其履行合同义务或支付相应的赔偿。
2. 材料准备：招标单位在索赔过程中需要准备相关的文书材料，比如合同文件、通知书、证据等。
3. 提交索赔申请：招标单位将准备好的索赔材料提交给相关法律机构或仲裁机构，并按照规定的程序进行申请。
4. 裁决结果：法律机构或仲裁机构将进行审理，并最终作出裁决决定。招标单位根据裁决结果执行。
为了有效索赔，招标单位需要注意以下几点：
1. 准备充分：招标单位在索赔前需充分准备相关的证据，确保能够明确投标人的违约行为。
2. 合同约定：索赔前应仔细阅读合同条款，确保索赔行为符合合同的规定，并遵循合同程序。
3. 时效性：招标单位需要在合理的时间范围内提出索赔申请，以确保权益不受损害。
通过投标保函进行索赔是一种有效的方式来维护招标单位的合法权益。招标单位在进行索赔时，需要注意合同约定、时机选择和充分准备相关证据等因素。只有通过合法途径并按照程序要求进行索赔，才能有效保障自身权益。
