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每当参与项目投标时，各种文件名称和术语总让人眼花缭乱。其中，“履约保函”这个词经常出现，但它到底算不算投标文件的一部分呢？作为普通投标人，弄清楚这个问题很重要，因为它关系到我们准备材料的方向和投标合规性。
要理解履约保函是否属于投标文件，我们得先知道这两者各自是什么。
投标文件就像是求职时提交的简历和作品集，是投标人向招标方展示自己能力、方案和报价的一整套材料。通常包括技术方案、商务报价、公司资质、业绩证明等核心内容。
履约保函则更像是一份“保证书”或“保险单”，是由银行或保险公司出具，承诺如果中标后投标人不能履行合同义务，担保方将按约定金额进行赔偿。它的核心作用是降低招标方的风险。
这是理解两者关系的核心：
投标阶段：提交的是投标文件，目的是争取中标 中标后阶段：才需要提供履约保函，目的是保证合同履行想象一下这个过程：你先投递简历（投标文件）应聘工作，等被录用了，公司可能要求你提供担保或缴纳押金（类似履约保函）确保你会好好工作。你不会在投简历时就交押金，对吧？
在参与投标的实际过程中，你会发现招标文件的要求往往分为两部分：
必须随投标文件提交的材料：
投标函、报价单 技术方案 公司营业执照复印件 类似项目业绩证明 拟派人员资质证书中标后才需提供的材料：
履约保函 可能还有预付款保函 正式的合同签署但这里有个特殊情况需要注意：有些招标方为了简化流程，会在招标文件中注明“中标候选人需在收到中标通知书后X日内提交履约保函”。这时候，虽然招标文件里提到了履约保函，但它并不属于投标文件本身，而是中标后的一个必要条件。
我自己刚开始接触投标时也经常搞混，主要原因有几个：
招标文件里都会提到：招标方为了完整说明整个流程，通常会在招标文件中提前告知中标后需要提供履约保函，这让很多人误以为它是投标时要交的。
有些项目要求“投标保证金保函”：这个确实属于投标文件的一部分，和履约保函名字相似但作用不同。投标保证金保函是保证你投标后不随意撤回，而履约保函是保证你履行合同。
行业内习惯说法：有时候老投标人会笼统地说“把保函准备好”，新人不清楚具体指哪种。
如果把履约保函当作投标文件提交了，通常不会有严重问题，招标方一般会将其作为额外材料处理。但反过来，如果招标文件明确要求投标时提交某种保函（通常是投标保函），你却准备了履约保函，那就可能因为文件不符合要求而被废标。
更常见的问题是，有些投标人花大量精力在投标阶段准备履约保函，耽误了完善技术方案和报价的时间，这反而本末倒置了。
基于我的经验，给初次或不太熟悉投标的朋友几点建议：
仔细阅读招标文件：这是最重要的。在“投标人须知”或“前附表”部分，招标方会明确列出投标时需提交的材料清单。如果清单里没有履约保函，那它就不是投标文件。
注意关键词：看到“保函”时，看清楚前面修饰词是“投标”还是“履约”，两者完全不同。
合理分配准备时间：投标阶段应集中精力做好方案和报价，这是中标的关键。履约保函可以提前咨询银行或担保机构，了解办理流程和时间，但不需要在投标前就办好。
不确定时直接询问：大多数招标方都设有答疑环节，如果对文件要求不清楚，这是最好的澄清机会。不要凭猜测准备材料。
建立自己的投标检查清单：把每次投标需要准备的材料分类列出，比如“投标时必须提交”和“中标后需要准备”两个清单，避免混淆。
当然，不同项目、不同招标方可能有不同要求。极少情况下，有些特别严格或风险较高的项目，可能会要求投标时一并提交履约保函承诺或样本，但这通常不是正式的保函文件，而是一种格式或意向声明。
政府采购、工程建设、国际贸易等不同领域的习惯也可能略有差异。比如在国际招标中，要求可能会更严格些。但基本原则不变：履约保函的核心作用是保障合同履行，因此它的正式提交应在合同签订阶段。
简单来说，履约保函不属于投标文件，它是中标后、签订合同前需要向招标方提供的履约保证。投标文件是你展示能力争取中标的“武器”，而履约保函是你获得合同后提供的“信用抵押”。
理解这个区别，不仅能帮助我们更准确地准备投标材料，避免不必要的错误和成本，也能让我们更清楚地把握投标不同阶段的工作重点。投标本身就是一个学习过程，每次参与都会对规则有更深的理解。希望这些基于实际经验的分享，能让更多普通投标人在参与项目时少走弯路，更加从容自信。
