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合同履约保证金的会计处理：一步步教你做账

当我们在商业活动中签订合同时，经常会遇到“合同履约保证金”这个概念。简单来说，这就是为了保证合同能顺利履行，一方先交给另一方的钱。如果你付了这笔钱，或者收到了这笔钱，该怎么做账呢？别担心，我就从一个普通人的角度，帮你理清楚这里面的门道。

一、先搞明白：什么是合同履约保证金？

想象一下，你要请人装修房子，为了保证装修队按时按质完工，你可能会先扣一部分钱作为“保障金”。这就是履约保证金的通俗理解。在正式合同里，它通常是为了防止一方违约而设置的。

这笔钱有两个特点：

它是一笔暂时性的款项，不是最终付款。 如果合同顺利履行，这笔钱要归还（或抵扣尾款）；如果违约，可能会被扣除。

二、不同角色怎么做账？

（一）如果你是支付保证金的一方（付款方）

假设你的公司为了一个项目，向合作方支付了10万元履约保证金。

1. 支付保证金时的记账： 当你把钱转出去的时候，这笔钱并没有消失，它只是换了一种形式存在——从银行存款变成了“其他应收款”。可以这样理解：你把钱暂时借给对方作为信用担保。

记账分录示例：

借：其他应收款—履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000

（解释：“借”表示增加，“贷”表示减少。这里银行存款减少，其他应收款增加。）

2. 合同结束后的处理：

情况A：合同顺利履行，保证金退回 当你收到退回的保证金时，相当于你的“其他应收款”又变回了银行存款。

记账分录：

借：银行存款 100,000 贷：其他应收款—履约保证金 100,000

情况B：合同顺利履行，但保证金直接抵扣了尾款 这种情况很常见。比如你应付对方尾款50万元，对方直接把你交的10万保证金抵扣了，你只需再付40万。

记账时，相当于你的应付款减少了10万，同时收回了保证金：

借：应付账款（或其他应付款） 100,000 贷：其他应收款—履约保证金 100,000

情况C：你方违约，保证金被扣除 这笔钱就真的成了损失，会计上要作为“营业外支出”处理。

借：营业外支出 100,000 贷：其他应收款—履约保证金 100,000

（二）如果你是收取保证金的一方（收款方）

假设你的公司收到了客户交来的10万元履约保证金。

1. 收到保证金时的记账： 这笔钱虽然进了你的账户，但还不是你的收入，只是暂时保管的“负债”。因为你将来可能要还回去。

记账分录：

借：银行存款 100,000 贷：其他应付款—履约保证金 100,000

2. 合同结束后的处理：

情况A：合同顺利履行，保证金退回 你把钱还给对方，负债就解除了。

借：其他应付款—履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000

情况B：合同顺利履行，保证金抵扣尾款 这时，保证金可以转为你的收入（或冲减应收账款）。

借：其他应付款—履约保证金 100,000 贷：应收账款（或主营业务收入） 100,000

情况C：对方违约，你扣下了保证金 这笔钱就可以确认为你的收入了，通常计入“营业外收入”。

借：其他应付款—履约保证金 100,000 贷：营业外收入 100,000

三、实际操作中的注意事项

凭证要齐全：无论是支付还是收取保证金，一定要保留好银行转账记录、收据、合同相关条款等原始凭证。这些都是做账的依据。

明细账要清楚：如果同时有多笔保证金往来，一定要在“其他应收款”或“其他应付款”科目下设置明细，写清楚是哪份合同的保证金，避免混淆。

定期核对：建议每个月底或季度末，核对一下保证金账户，看看哪些该收回的还没收回，哪些该退还的还没退还。

税务处理：保证金本身通常不涉及税务问题，但如果因为违约被没收或获得赔偿，可能会涉及企业所得税。具体要咨询会计人员。

合同条款是关键：会计处理完全取决于合同是如何约定的。做账前一定要仔细阅读合同中的保证金条款。

四、一个完整的例子

假设小王开了一家装修公司，接了老李家的装修工程：

合同总价30万元 老李预付了3万元作为履约保证金 合同约定工程结束后，保证金抵扣尾款

小王的公司（收款方）记账流程：

收到3万保证金时：

借：银行存款 30,000 贷：其他应付款—老李家保证金 30,000

工程完工，总应收款30万，已收工程款27万（不含保证金），用保证金抵扣尾款：

借：其他应付款—老李家保证金 30,000 贷：主营业务收入 30,000

或者，如果之前已经确认了收入：

借：其他应付款—老李家保证金 30,000 贷：应收账款 30,000

老李（付款方）记账流程：

支付3万保证金时：

借：其他应收款—装修保证金 30,000 贷：银行存款 30,000

工程结束，保证金抵扣尾款：

借：应付账款（或相关费用科目） 30,000 贷：其他应收款—装修保证金 30,000

五、常见问题解答

Q：保证金和定金有什么区别？ A：法律上区别很大，但会计处理类似。定金有“定金罚则”，违约可能双倍返还或没收。会计处理上，如果没收定金，也是计入“营业外收入”。

Q：保证金在资产负债表上放在哪里？ A：支付的保证金在“其他应收款”（资产类），收取的保证金在“其他应付款”（负债类）。

Q：如果保证金金额很大，需要特别注意什么？ A：大额保证金会影响公司的现金流，在财务管理上要特别关注。同时，长期挂账的保证金要定期清理。

总结

合同履约保证金的做账并不复杂，核心就是记住两条：

支付方：钱出去时记“其他应收款”，回来时冲销，被扣时转“营业外支出”。 收款方：钱进来时记“其他应付款”，退回时冲销，扣下时转“营业外收入”。

最重要的是，所有的会计处理都要以合同约定为准，并且保留完整的原始凭证。这样不仅账目清楚，万一将来有争议，你也有据可查。

在实际操作中，如果你觉得不确定，最好的办法就是咨询专业的会计人员。毕竟，每个公司的具体情况可能有所不同，专业的建议能帮你避免很多不必要的麻烦。