退回预付款保函的报告单
报告单编号：2021/XXXXX
报告日期：XXXX年XX月XX日
报告人：XXX公司财务部
联系方式：XXX-XXXXXXX
一、背景信息
根据我公司与甲方签署的合同约定，我公司需要向甲方提供一笔预付款保函作为履约保证金。该保函金额为XXXX万元，并于XXXX年XX月XX日提交给乙方银行。然而，根据最新的合同协商结果，甲方同意将预付款保函暂时退回给我公司，以便双方进行相关调整和修改。
二、退还原因
经过与甲方的充分沟通和协商，双方认识到当前项目进展和资金流动情况的变化，进一步明确了双方的责任和义务。在此背景下，双方认为重新调整预付款保函的金额和时间是必要的，以适应最新的项目需求和资金计划。因此，甲方同意将预付款保函退回我公司，以便双方进行必要的修改和调整。
三、退还程序
1. 通知乙方银行
为了尽快办理退回预付款保函的手续，我公司已经向乙方银行发送了正式通知，并说明了退还的原因和过程。乙方银行已确认收到我公司的通知，并承诺在接到书面退款指示后尽快处理。
2. 调整保函金额和时间
一旦预付款保函退回到我公司账户，我公司将启动内部程序，及时与甲方进行进一步协商和调整。我们将重新评估项目需求和资金计划，并与甲方沟通，以确定新的保函金额和时间。随后，我公司将与乙方银行协商，并办理相关的保函修改和申请手续。
3. 更新合同和保函文件
根据最新的保函金额和时间，在双方协商一致之后，我公司将及时更新合同文件，并重新提交给甲方。同时，乙方银行也将根据我们的申请进行相应修改和发放新的保函文件。
四、下一步计划
一旦预付款保函退回我公司，并完成必要的调整和修改，我公司将根据新的合同要求，按时向乙方银行提交新的保函文件。我们将密切关注整个流程的进展，并保证按照合同约定的时间节点履行相关义务。同时，我们将与甲方保持良好的沟通，确保双方之间的协作和合作始终保持在良好的状态。
五、总结
退回预付款保函是双方在充分沟通和协商的基础上做出的调整和决策。这一举措体现了双方的开放和诚信态度，也表明了我们在合作过程中的灵活性和能动性。我们相信通过双方的共同努力和合作，我们能够顺利完成项目，实现互利双赢的目标。
请各相关部门和人员认真负责地履行各自的职责，并及时向本部门汇报进展。如有任何疑问或问题，请随时与本部门联系。
报告人签名：
日期：XXXX年XX月XX日
