尊敬的相关部门负责人：
我们是XXXX公司，在最近的一次合作中，为了确保双方权益的保护，我们按照协议要求向您提供了履约保函，并根据约定支付了相应的保证金。但不幸的是，由于某些不可抗力原因，我们不得不终止该合作项目。基于这个原因，我司请求对所缴纳的履约保函进行退付申请。
我们与贵公司签订的合作协议中明确规定了一项保证金制度，即通过办理履约保函来确保双方在合作过程中的权益。根据合同的规定，我们已经按时向贵公司提供了保函，并且支付了相应的保证金。然而，由于意外事件发生，我们不得不宣布终止该合作项目。
终止该合作项目是一个非常困难的决定，但我们深知这是我们避免更大风险的唯一选择。在为了保护我们自身利益的同时，我们非常尊重合作协议中的约定，并愿意承担由此带来的责任。所以，在终止该项目后，我们诚恳地请求贵公司退还我们所支付的履约保函。
我们已经与相关部门就此事进行了沟通，并理解在贵公司的角度下可能会有一些法律和规章条款需要遵守。鉴于此，我们提供以下解决方案：
首先，我司将配合您的工作人员进行必要的文件和信息的交流，以确保您及相关部门能够顺利进行审核流程；其次，一旦申请获得批准，我司将按照您的要求提供相应的账户信息，以便贵公司能够将退款及时打入指定账户。
我们深感遗憾，因为种种原因不得不终止该项目，但我们相信贵公司会理解并支持我们的决定。我们是真诚而有信心与您沟通并妥善解决这个问题。再次表达我们对合作的真诚感谢，愿与贵公司再有合作机会时，继续保持良好的合作关系。
