履约保函是企业与合作伙伴之间常见的合同担保方式之一，它能够确保双方在合作期间遵守合同条款，保障交付和履行义务。为了规范企业收取履约保函的管理，制定适当的制度十分必要。
企业应该从集中管理的角度出发，确定履约保函的使用政策。该政策应明确履约保函的使用范围、金额限制、审核程序等细则，以便于企业内部各部门能够执行和监督。
为了确保履约保函的真实性和有效性，企业需要设立具体的收取流程。该流程涉及申请、审批、签署合同、收取保函等环节。企业可以通过IT系统来加强对履约保函收取流程的跟踪和管理，提高工作效率。
企业在收取履约保函时，应特别注意保函的有效性。首先，要确保保函的格式和内容符合要求，包括担保金额、有效期限等；其次，要对发放保函的合作伙伴进行资信评估，以保证其具备履行义务的能力。
一旦收取到履约保函，企业应建立完善的管理系统，定期跟踪保函的有效期限，提前联系合作伙伴进行更新；同时还需将保函存档妥善保存，以备未来可能出现的争议或纠纷。
为了保证履约保函管理制度的实施，企业应建立相应的监督与内控机制。这包括定期的内部审计、风险评估、培训和反馈机制等，以确保制度的有效执行和补充。此外，还应积极与合作伙伴进行沟通和交流，加强合作关系。
建立和完善企业收取履约保函管理制度对于企业风险管理至关重要。通过明确政策、规范流程、提高有效性和加强监督，可以有效应对潜在的履约风险，确保企业和合作伙伴的互利共赢。
