履约保函是指在合同签订过程中，为了确保合同交易方能履行其合同义务，保证人提供的担保方式。其中，索赔通知书是在履约保函发生违约情况时，受益人向保证人发送的一种书面请求，要求保证人按照保函约定承担相应责任。
索赔通知书需要清晰地阐明违约情况、索赔金额以及索赔的具体依据。通常包括以下内容：违约事实的陈述、相应条款的引用、索赔金额的计算依据、索赔的法律依据等。此外，索赔通知书还需要署名、日期等基本信息，并以书面形式寄送给保证人。
索赔通知书一般由受益人以挂号信、专人送达或其他可确保安全到达的方式发送给保证人。为了确保索赔通知书能及时到达且得到确认，受益人可以选择在索赔通知书上加盖保函回执章，并留存一份副本以备后续使用。
保证人收到索赔通知书后，应按照约定的期限内予以答复。答复内容可能包括保证人对索赔事项的认可、索赔金额的支付安排或者保证人对索赔的异议和不予认可等。在处理索赔通知书过程中，双方有权就索赔事宜进行协商和谈判，以达成互利共赢的解决方案。
索赔通知书的发送对于保证人承担责任以及受益人获得赔偿具有关键意义。为了确保索赔通知书的有效性，受益人在发送之前需要仔细核实违约情况和索赔金额，并保证通知书的清晰明了、格式合规。同时，保证人在接收索赔通知书后，也要尽快进行处理并与受益人进行沟通，避免产生不必要的争议和纠纷。
为了更好地支持索赔请求，受益人还可以在索赔通知书中附上相关合同、交付凭证、支付证明、验收报告等支持文件，并提供清晰的复印件或扫描件。这些补充材料能够进一步确凿违约事实、证明索赔金额，为保证人做出准确判断提供有力证据。
索赔通知书在履约保函中发挥着重要的作用，它是受益人向保证人主张权益的方式之一。通过准确、规范地填写索赔通知书并按照约定发送，可以使双方在出现纠纷时进行快速、有效地沟通和解决。因此，对于合同交易方来说，了解索赔通知书的要求和流程具有重要意义。
